С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Свернуть Показать
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.
Пример 3
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Свернуть Показать
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Пример 4
Описание сброшюрованного приложения
Свернуть Показать
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Пример 5
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Свернуть Показать
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6
Приложение к письму имеет собственное приложение
Свернуть Показать
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Свернуть Показать
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Пример 8
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Свернуть Показать
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).
Пример 9
Сопроводительное письмо
Свернуть Показать
Пример 11
Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц
Свернуть Показать
Сюрприз для заявителей - физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Свернуть Показать
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Сноски
Свернуть Показать
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.
Работая в IT, есть большой соблазн сэкономить время на качестве email переписке, отправляя письма «как придется». Однако, для больших компаний это часто приводит к ухудшению коммуникации и снижению эффективности работы над проектом (ввиду большого количества лиц, вовлеченных в принятие решений).
Чтобы избежать этого, предлагаю следующую подборку рекомендаций по email переписке , выбранных мной из дюжины источников. Сразу отмечу, что один из критериев эффективности email коммуникации - получить желаемое при минимальном отвлечении других коллег.
Итак, общее:
- Сроки ответа, по умолчанию, ожидается не позже 24 часов.
- Если вы отправили два письма, а ответа нет - позвоните. Если созвон не решает вопрос, назначьте встречу.
- Если не можете ответить, отпишите сразу что ответите тогда-то ХХ.ХХ.
- Если письмо не вам, то ответьте «скорее всего вы ошиблись адресатом». В противном случае человек будет ждать ответа и потеряет время, надеясь на вас.
Адресаты:
- По возможности не тяните всех в копии. Ставьте других в копию, если:
- они сами тебя об этом попросили;
- они должны получить это письмо.
- Если вопрос явно решается с одним из людей в копии, то ответьте всем, что решите его с ним и сообщите всем только финальный результат. Помните, что чем больше людей в цепочке, тем меньше ощущение ответственности отвечать на него.
- Но будьте готовы к тому, что почти никто не читает письма, где они поставлены в копию.
Тема письма:
- Одна тема - одно письмо. Если в результате переписки тема письма изменилась - измените тему и заголовок письма.
- Краткая суть сразу: В теме сразу пишите, что хотите получить.
- Добавьте в тему письма статусные теги. , , [Не срочно], [Документы], «FYI» - для писем которые не требуют действий от получателя. Экономьте его время.
Цепочки писем (треды)
- Смена треда . Не «воруйте» тему переписки, вклиниваясь в переписку с другими темами для обсуждения. Просто создайте новый тред (цепочку писем) с вашей темой.
- Исключение адресатов . Если вам нужно обсудить какой-то вопрос только с некоторыми адресатами, исключите остальных, и добавьте в начале письма отдельной строчкой "- Семен, Игорь", чтобы адресаты поняли это изменение.
- Также если кто-то уже не требуется в переписке, то можно его поставить в BCC
(скрытую копию) и уведомить его об этом:
@Иван, спасибо за участие в обсуждении, я ставлю тебя в BCC, чтобы не отвлекать тебя
- Добавление адресатов . Аналогично, не забудьте в начале письма указать «+ Алексей».
- Пользуйтесь принятыми кодами EOM или NNTR
. Добавляя в тему сообщения символы EOM (= End of message) вы говорите, что обсуждение закрыто. А NNTR (= No need to respond) - что отвечать не обязательно. Это экономит и получателя и ваше время и вы не получите еще одного письма с вопросом вроде:
Так, а от меня что нужно-то?
- Ответы в чужих письмах
:
Отвечайте в теле письма ставя инициалы в начале ответа, чтобы не запутаться:Вы согласны с изменением макетов?
[А. С.]: Да, согласен.
Также можно менять цвет/шрифт (но у некоторых адресатов возможно отключено форматирование писем и им виден только plain text!) - Не тяните всю переписку хвостом . Многие переписки затягиваются и вырастают огромные хвосты прошлых писем. Не тяните их. Только представьте, что предстоит новоприбывшему в СС коллеге или партнеру. Лучше оставьте 3-4 последних ответа и перескажите своими словами прошлые договоренности.
Письмо:
- Суть : То, о чем вы просите или что предлагаете, должно быть в первых 15 словах в теле письма. Также указывайте сроки когда вам нужен ответ - задача без срока выполняется вечно.
- Контекст : В начале длинного письма опишите контекст одним предложением, и одним предложением, о чем пойдет речь ниже. Особенно для первого письма или при добавлении человека, который не в курсе переписки.
- Будьте конкретны
. Избегайте открытых абстрактных вопросов, задавайте закрытые вопросы. Если у вас есть вопрос, то, чтобы максимально быстро получить ответ, предложите адресату возможные решения:
Есть такая-то проблема, предлагаем следующие варианты решения:
- Решение А
- Решение Б
- Требует обсуждения
Протокол встречи:
Первыми пишите дальнейшие действия, потом – выводы и договоренности, так как они менее важны и до них могут не дочитать.Вложения в письма:
- При ответе на письмо не пересылаются аттаченные файлы. Используйте «переслать/форвард».
- Сообщайте о вложениях в тексте письма (в Mac OS аттачи в письмах легко не заметить).
- Большие файлы (более 5 Mb) заливайте в dropbox или google drive и предоставляйте по ссылке. Кроме того, картинки в теле письма часто выкидываются из истории письма почтовыми программами, поэтому ссылка на облако опять выигрывает.
Подпись:
Не делайте размашистую подпись с картинками, которая часто занимает больше места чем ваше сообщение. Это неудобно скролить. Да и картинки прикладываются к письму в виде аттачей, и их постоянно требуется проверять – не приаттачено ли чего важного.Перед отправкой:
- Перечитайте и проверьте орфографию до отправки.
- Сложные / эмоциональные письма – напишите, отложите на час, потом перечитайте и, если уверены, отправляйте.
- Можно настроить правило в MS Outlook, которое задерживает любое отправленное письмо на N минут в специальной папке «Исходящие». Во время этих N минут вы можете отменить/отредактировать письмо, тем самым подстраховаться от ошибок.
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.
Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.
клиентские правила
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .
На вкладке в разделе Правило
Нажмите кнопку ОК .
Правила и оповещения .
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.
Совет:
Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.
Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
Нажмите кнопку ОК .
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .
Совет:
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.
Для совершения покупок в интернете на англоязычных торговых площадках: аукционе eBay, гипермаркете Amazon , китайской Aliexpress , да и сотнях других, совершенные знания английского языка вовсе не обязательны. Описания товаров вполне можно перевести автоматическим переводчиком типа translate.ru или же просто, с помощью любой поисковой системы найти аналогичный товар в русскоязычном сегменте интернета с уже переведенным описанием. Переписка же с продавцами на eBay и персоналом интернет - магазинов обычно сводится к стандартным фразам.
Мы попытались составить небольшой «разговорник» с набором наиболее часто используемых фраз и выражений, которые вы можете использовать для типичных ситуаций. Фразы составлены максимально просто, чтобы вы при необходимости всегда могли «сконструировать» нужное письмо.
- Вежливость не помешает в любых ситуациях. Старайтесь всегда начинать свое сообщение приветствием, а заканчивать прощанием и подписью.
- В письме всегда должна быть конкретика, помните, что у людей к которым вы обращаетесь, как правило, вы не единственный клиент. Поэтому всегда указывайте идентификатор товара(ов), которых касается письмо: это может быть номер лота на eBay, внутренний номер товара в интернет - магазине, в крайнем случае просто вставьте стандартный URL - ссылку на товар. В письме после слова товар - item, вы всегда можете вставить номер или ссылку в скобках.
- Если ваши познания в английском оставляют желать лучшего - не стоит строить сложные конструкции. В этом случае краткость - ваш конек. Используйте простые фразы.
- Неуважение, хамство, грубость, угрозы никогда не приносят пользы. Старайтесь никогда не «сжигать последний мост» оскорблениями, даже в самой сложной и казалось бы безвыходной ситуации. Это не в ваших интересах - ведь все может измениться. На eBay грубость и оскорбления наказуемы, а за угрозы аккаунт пользователя может быть заблокирован.
- Постарайтесь чтобы письмо было аргументированным. Не делайте голословных утверждений, заявлений, не выдвигайте необоснованных требований. Все написанное подкрепляйте фактами.
Шаблоны писем и стандартные фразы на других языках
Стандартные фразы
| Русский | Английский |
| Уважаемый продавец | Dear Seller |
| Уважаемый / уважаемая | Dear Sir / madame |
| Я выиграл лот(ы) | I have won item(s) |
| Я купил товар(ы) | I have bought an item(s) |
| С наилучшими пожеланиями | Best Regards |
| Всего хорошего | Kind Regards |
| Мне очень жаль. | I"m really sorry. |
| Отлично. | Great. |
| Я уже неоднократно совершал покупки на eBay и имею хорошие отзывы в своем профайле, как вы можете убедиться. | I have already purchased items on eBay and I have good feedbacks in my profile, as you can see. |
| Я пытался связаться с вами, однако ответа не получил. | I tried to contact with you, but I haven’t got any reply. |
Вопросы о приобретаемом товаре
| Русский | Английский |
| Прошу вас прислать мне несколько дополнительных фотографий данного товара. Желательно в хорошем разрешении. | I kindly ask you to send me a few additional photos of this item. It is desirable to send photos in high resolution. |
| Вы могли бы предоставить мне более полную информацию относительно данного товара? | Could you please give me more information about this item? |
| Где был приобретен данный товар? | Where was this item bought? |
| Когда был приобретен данный товар? | When was this item purchased? |
| В каком состоянии находится данный товар? | What is the state of this item? |
| Почему вы решили продать этот товар? | Why have you decided to sell this item? |
| В какой стране был произведен этот товар? | In what country was this item produced? |
| Есть ли у вас документ подтверждающий дату и место приобретения данного товара (кассовый чек/счет)? | Do you have a document that confirms the date and the place of this item purchase (cashier’s receipt / bill)? |
| Есть ли у вас гарантийный талон на данный товар? Можете прислать мне его копию? | Do you have a warranty service coupon for this item? Could you please send me the copy of it? |
| Идет ли в комплекте диск с программным обеспечением? | Do you provide the disk with software? |
| Какое основное программное обеспечение установлено на данный момент? | What basic software is now installed? |
| Серийный номер устройства? | What is the serial number of the device? |
| Идет ли в комплекте чехол? | Do you provide the case? |
| Поставляется ли в комплекте комплект креплений? | Do you provide the complete set of fastenings? |
| Поставляется ли в комплекте зарядное устройство? | Do you provide a charger? |
| Пришлите мне пожалуйста фотографии информационной этикетки данного товара, где будет видна страна-производитель / состав ткани / размер / спецификация блока питания / серийный номер. | Please, send me the photos of information label of this item, from which I could find out the country-producer / structure of the fabric / size / the power unit specification /serial number. |
| Была ли данная вещь в стирке или химчистке? | Was this item laundered or dry-cleaned? |
| Не отдавали ли вы это изделие в ателье / мастерскую для ремонта / подгонки по фигуре (росту)? | Have you taken this item to the atelier / to the workshop for repair / alteration to the body (height)? |
| Это изделие из кожи или из кожзаменителя? | Is this item made of leather or of leatherette ? |
| Это изделие целиком кожаное или присутствуют вставки из кожзаменителя / ткани? | Is this item entirely made of leather or there are insets of leatherette / fabric? |
| Это изделие имеет видимые / скрытые дефекты? | Does this item have visible / hidden defects? |
| Вы можете измерить длину стельки? | Could you please measure the length of the insole? |
| Как долго это изделие было в использовании (использовалось)? | How long was this item in use (used)? |
| На сколько вы бы оценили состояние этого изделия по десятибалльной шкале (0 - ужасно, 10 - безупречно)? | How would you evaluate condition of this item in ten-point system (0 - terribly, 10 - irreproachably)? |
| Этот товар абсолютно новый с ярлыками / этикетками / наклейками в упаковке производителя? | Is this item absolutely new with tags / labels / stickers in manufacturer’s box? |
| Блок питания данного устройства рассчитан на 110 или 220 вольт? Или же он универсальный 110–220? | Is the power unit of this devi с e rated at 110 or 220 volts? Or is it universal 110-220V? |
| Данное устройство укомплектовано сетевой вилкой европейского или US стандарта? | Is this devise supplied with a plug of European or US standard? |
| Как долго использовалось данное устройство? | How long was this device used? |
Оплата товара
| Русский | Английский |
| Я выиграл следующие лот(ы) (номера лотов #), я прошу выслать мне общий счет для оплаты. Доставка посредством USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you send me general invoice. Delivery via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
| Я приобрел у вас следующие товар(ы) (номера лотов #), я прошу объединить их в одну посылку и выслать мне общий счет для оплаты. | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you to unite them into one parcel and send me general invoice. |
| Я приобрел у вас товар (номер лота #), я пока не оплачивал его, т. к. планирую также приобрести (номер лота #). Вы можете отсрочить оплату и если я выиграю этот лот (номер лота #) объединить все товары в одну посылку и выслать мне общий счет на оплату? | I have purchased an item # , and I have not paid for it yet, because I’m going to purchase another item #. Could you please put off the payment, and if I win the item # , unite all the items into one parcel and send to me total invoice? |
| К сожалению у меня возникли небольшие затруднения с оплатой, могу ли я попросить об отсрочке платежа на.... дней? | Unfortunately, I have some problems with payment, can I ask for a delay for ... days? |
| К сожалению у меня не получается отправить платеж, пришлите мне пожалуйста идентификатор вашего Paypal, чтобы я отправил средства непосредственно со своего аккаунта. | Unfortunately, I cannot send the payment. Please, send me the identifier of your Paypal in order that I could send money directly from my account. |
| Я могу оплатить товар каким-нибудь другим способом кроме Paypal? | Is it possible to pay in a different way than Paypal? |
| Могу я заплатить посредством (международного банковского перевода, Paypal)? | Can I pay via (international bank transfer, Paypal)? |
| Пришлите мне пожалуйста банковские реквизиты. | Could you send me please bank account information? |
| НДС должен быть возвращен на мой Paypal (карточный) счет. | The VAT value needs to be refunded to my Paypal (credit card) account. |
| Я не могу оплатить покупку через Пайпал, т. к. эта онлайновая платежная система не работает с жителями моей страны. | I can’t pay for the purchase via Paypal, because this online payment system does not work with citizens of my country. |
Доставка. Страховка. Таможня
| Русский | Английский |
| Доставка. | Delivery. |
| Страховка. | Insurance. |
| Таможня. | Сustoms. |
| Я заинтересован в покупке Вашего товара(ов), однако вижу, что вы не отправляете заказы в страну, где я проживаю (Россия, Украина). Вы можете сделать для меня исключение и отправить мне товар(ы) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл)? | I’m interested in purchasing your item(s), but I see that you don’t send them to the countries I live in (Russia, Ukraine). Can you make an exception for me and send me the item(s) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я просил бы вас отправить посылку посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл). | I would like you to send the parcel via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
Я заинтересован в покупке вашего товара(ов), однако предлагаемый способ доставки меня не устраивает, т. к. он:
|
I’m interested in purchasing of your item(s), but the way of delivery you suggest isn’t convenient for me because:
|
| Вы можете отправить мне этот товар(ы) в Российскую Федерацию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством EMS (Приорити, Ройал Мейл)? | Could you please send this item(s) to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я прошу вас качественно упаковать купленный мной товар(ы). Готов оплатить это дополнительно. | Please, pack up the purchased item(s) good. I’m ready to pay for it additionally. |
| Я приобрел у вас товар(ы) .... Скажите пожалуйста вы уже отправили посылку? | I have purchased next item(s) from you .... Please let me know if you have already sent the parcel. |
| Сообщите мне пожалуйста полную стоимость включая доставку в Россию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл) и страховку. | Please, let me know the total cost including delivery to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority Mail, Royal Mail) and insurance. |
| Можете назвать дату когда вы отправили посылку? | Could you please tell me the date when the parcel was sent? |
| Пришлите мне пожалуйста номер для отслеживания хода доставки. | Please, send me the tracking number. |
| Я к сожалению до сих пор не получил отправленный мне товар(ы). | Unfortunately, I haven’t got sent item(s) yet. |
| Я хочу инициировать розыск посылки, но для этого мне нужны скан-копии чека об отправке и таможенной декларации CP22/23. | I would like to initiate a parcel search, but I need the scan-copies of the cheque of shipment and customs declaration CP22/23. |
| Прошу вас указать в таможенной декларации следующую стоимость посылки: ... $ | I kindly ask you to specify in the customs declaration the following value of a parcel: ... $ |
| Прошу вас отправить мне этот товар, как «бывший в употреблении» сняв с него все наклейки, ярлыки, ценники. |
Please, take all the stickers, labels, and price tags off and send me the item as "used". |
| Возможно ли дополнительно застраховать посылку? На сумму... . | Is it possible to insure the parcel additionally? To the amount of ... . |
| Я до сих пор не получил отправленную посылку. Вы можете инициировать ее розыск и получение страхового возмещения? | I still haven’t got the sent parcel. Could you please initiate the search and insurance compensation? |
| Это поможет избежать уплат лишних таможенных платежей. | This will help to avoid duties. |
Посредники
| Русский | Английский |
| Вы можете отправить этот товар(ы) моему другу в США, который затем отправит ее мне? Возможно ли это? | Could you please send this item(s) to my friend in USA who will send it to me then? Is it possible? |
Мой друг (моя партнерская компания) в США:
|
My friend (my partner company) in USA:
|
| Мой друг (моя партнерская компания) оплатит товар(ы) (посредством Paypal). | My friend (my partner company) will pay for the item(s) (via Paypal). |
| Я сам оплачу товар посредством Paypal. | I will pay for the item(s) myself via Paypal. |
Отмена сделки
Товар не получен / не соответствует описанию. Диспуты. Возвраты
| Русский | Английский |
| Вы обещали мне полный (частичный) возврат средств за купленный товар(ы), однако до сих пор не сделали этого. Я могу спросить почему? Когда вы сделаете возврат? | You have promised me full (partial) refund of money for item(s) purchased from you, but you have not done it yet. Can I ask you why? When do you do the refund? |
| Я вынужден оставить вам отрицательный отзыв, т. к. товар(ы) мной до сих пор не получен (полученный товар не соответствует описанию). | I have to give you a negative feedback because I haven’t received the item(s) yet (the delivered item doesn’t not correspond with description). |
| Вы можете гарантировать компенсацию стоимости возврата если полученный мной товар будет не соответствовать описанию? | Do you guarantee the compensation of the return cost in case the item doesn’t correspond with description? |
| Я приобрел этот товар, оплатил его через Paypal, но он до сих пор не получен. | I have purchased the item, paid for it via PayPal, but I haven’t received it yet. |
| Пожалуйста верните мне всю уплаченную сумму, как можно скорее. | Please refund me in full asap. |
| Присланный мне товар не соответствует описанию (сломан), но отправлять его вам обратно очень дорого, я могу рассчитывать на частичный (полный) возврат уплаченных средств на свой Paypal аккаунт? | The item delivered to me doesn’t correspond with description (it’s broken), but it’s too expensive to send it back to you. Can I ask for a partial (full) refund of money to my Paypal account? |
| Товар, который я приобрел у вас нуждается в ремонте. Как мне сообщили в сервисном центре, ремонт обойдется в.... Я могу рассчитывать на частичный возврат средств на сумму ремонта? (частичный возврат на мой Paypal аккаунт)? | The item I have purchased from you needs to be repaired. In the service centre I was told that repair will cost .... Can I ask for partial refund of money to the sum of the repair cost (partial refund of money to my Paypal account)? |
| В посылке оказался не тот товар, который я приобрел. | In the parcel there was not the item I had purchased. |
| К сожалению я вынужден перевести диспут в жалобу. | Unfortunately, I have to turn the dispute into claim. |
| Вы принимаете возврат товара из России (Украины)? | Do you accept return shipping from Russia (Ukraine)? |
Обмен отзывами
Стандартные фразы для положительного отзыва
| Русский | Английский |
| Полное, правдивое описание товара. | The full and true description of the item. |
| Хорошая цена. | Good price. |
| Отличная коммуникация. | Great communication. |
| Всем рекомендую. | I recommend everyone. |
| Приятно иметь дело. | It’s a pleasure to deal with. |
| Буду покупать еще. | I will purchase more. |
| Настоящий профессионал. | A real professional. |
| Товар соответствует описанию. | The item corresponds with description. |
| Товар получен в кратчайшие сроки. | The item was delivered very fast. |
| Отличный продавец. | Great seller. |
Стандартные фразы для негативных отзывов
| Русский | Английский |
| Я получил товар, который не соответствует описанию продавца. | I have received an item that doesn’t correspond with the seller’s description. |
| Товар до сих пор не получен. | I still haven’t received the item. |
| Имела место задержка с отправкой купленного товара. | The sending of purchased item was delayed. |
| Плохая коммуникация. | Bad Communication. |
| Продавец на письма не отвечает. | The seller doesn’t reply to the letters. |
| Получен сломанный (разбитый) товар (в плохом состоянии). | I have received broken (smashed) item (in a bad condition). |
| Продавец не отвечает на телефонные звонки. | The seller doesn’t answer the phone. |
| Товар не оригинальный. Получена подделка. | The item is not original. I have received the fake. |
| Продавец плохо упаковал товар(ы). | The seller has badly packed the item(s). |
| Указанный в описании размер не соответствует размеру полученного товара. | The size mentioned in the description doesn’t correspond with the size of the item delivered. |
| Торгует подделками (контрафактом). | He is selling counterfeit items. |
| Груб в общении. | He’s rude. |
| Неприкрытое хамство. | Bald-faced rudeness. |
| Продавец оскорбил меня. | The seller outraged me. |
| Мошенник. | Swindler. |
| Не советую иметь с ним дело. | I advice to avoid him. |
| Продает товар не имея его в наличии. | He sells items that he doesn’t have. |
| Товар мне так и не отправил. | He has never sent me the item. |
| Продавец вернул мне деньги (часть денег). | The seller refunded me money (refunded a part of money). |
| Полученный товар в плохом состоянии. Порван (грязен, сломан). | The item delivered in bad condition. It’s torn (dirty, broken). |
| Отказался вернуть деньги. | He denied to refund money. |
| Указал в таможенной декларации иную сумму, нежели было оговорено. | In the customs declaration he specified different sum than was agreed. |
| Отправил товар(ы) иным способом нежели было оговорено (более дешевым). | He sent the item(s) in a different way than was agreed (more inexpensive). |
| Ввел меня в лишние расходы. | He put me to extra expense. |
